Como lidar com picos de volume de entregas?

O Dia dos Namorados está cada vez mais perto, e, para muitos negócios, isso significa um pico no volume de encomendas - e de entregas. De facto, todas as datas festivas têm um grande impacto no volume de compras em diversos setores, mas o setor das Floristas é um dos que mais sofre com variações de volume.

As variações de volume nas entregas das Floristas

A profissão de florista é altamente sazonal, pontuada por celebrações importantes no calendário, tais como o Dia dos Namorados, o Dia da Mãe, o Dia da Mulher, o Dia de Todos-os-Santos, a Páscoa e o Natal*. Estes períodos-chave contribuem para picos de encomendas e entregas em toda a Europa, e representam, portanto, um verdadeiro desafio logístico e operacional para as floristas.

Logicamente, estes picos de volume traduzem-se também em picos de facturação e representam momentos muito importantes para todas as Floristas. São também momentos nos quais os clientes esperam o melhor: é importante que a entrega ocorra no dia pedido, no horário pedido, e que a experiência seja a melhor. Se assim for, a probabilidade de esse mesmo cliente voltar é maior, tal como a de recomendar a sua Florista a outros amigos.

Assim sendo, é crucial que se prepare com antecedência para estes picos de volume, de forma a garantir a eficiência da sua logística interna e externa, e maximizar a satisfação dos seus consumidores.

Dias de pico: qual a melhor forma para preparar a sua Florista para responder com 100% de eficácia?

1. Estime o volume de encomendas que irá ter

O primeiro passo que deve tomar é estimar o número de pedidos que terá na data festiva, como o próximo Dia dos Namorados. Pode basear-se em dados históricos dos anos anteriores, e incrementar o seu crescimento anual. Desta forma, terá uma ideia das suas necessidades em termos de mão de obra para a preparação dos pedidos e para a realização de entregas.

Simultaneamente, pode preparar a sua comunicação de Dia dos Namorados com uma boa antecedência, de forma a diminuir o número de pedidos feitos à última hora. Assim, conseguirá estimar de forma mais precisa o número real de pedidos que terá, uns dias antes do pico, e fazer, eventualmente, alterações à forma como montou o processo operacional e logístico.

2. Calcule eventuais restrições de preparação

Caso perceba que o volume esperado é demasiado para os seus recursos, e não tenha nenhuma forma de aumentá-los, considere fazer certas restrições no momento da encomenda, de forma a evitar, eventualmente, incapacidade de preparação de todos os pedidos.

1. Estabeleça uma data / hora limite para os pedidos de Dia dos Namorados;

2. Crie uma coleção de produtos específica para o Dia dos Namorados, que inclua produtos que são operacionalmente mais rápidos de preparar

Se, pelo contrário, o volume for perfeitamente exequível, e até conseguisse responder a um maior, não hesite em aproveitar os dias que lhe restam para comunicar a sua oferta e garantir que está a maximizar os seus recursos.

3. Planeie a logística

Muitos dos pedidos efetuados pelos seus clientes incluíram pedidos de entrega ao domicílio. No entanto, mesmo que já faça entregas ao domicílio (quer com o seu serviço próprio, quer com um parceiro externo) de forma bastante eficiente, dias de pico são um verdadeiro desafio (e ainda mais se considerarmos que terá também muitas entregas-surpresa).

Assim, é importante garantir que o seu serviço de entregas - ou o seu parceiro - tem capacidade para garantir todas as entregas, nas condições que deseja e que os seus clientes pretendem. Deve preparar-se com antecedência: se tiver um serviço próprio, defina a sua rota de entregas, de forma a diminuir os custos operacionais para aumentar a sua rentabilidade. Se trabalhar com um parceiro externo, pode ceder-lhe também, com antecedência, os dados das entregas de forma a garantir, também, um melhor planeamento do lado deles.

No entanto, mantenha em mente que haverá sempre um número de entregas que não poderá planear com antecedência, e para as quais também terá que ter uma solução!

Por fim, para além de planear as entregas internamente, pode ainda pensar em como utilizar o seu modelo de entregas - para além dos seus produtos - como forma de se distinguir da sua concorrência. Pode oferecer um leque de opções aos seus clientes, desde uma entrega standard, a uma entrega num horário agendado, ou entregas para encomendas de última hora. Quão mais convenientes forem as suas opções de entrega, maior a sua taxa de conversão.

4. Dê apoio aos seus clientes

Com muitas encomendas, escalam os pedidos de contacto! E, principalmente quando se trata de uma data festiva, como o Dia dos Namorados, ou o Dia da Mãe, em que é crucial que a encomenda esteja pronta e entregue em excelentes condições na data / horário definido, é importante que dê aos seus clientes a melhor experiência possível.

Assim, se conseguir, tenha uma pessoa disponível para responder aos pedidos de contacto dos seus clientes, e também disponível para resolver eventuais problemas que possam surgir, quer com alguma encomenda, quer com alguma entrega.

Como garantir que a logística não compromete o sucesso de um dia tão valioso?

É muito simples: garanta que tem um serviço com capacidade de responder a grandes variações de volume, inclusive em pedidos de última hora!

O modelo com o qual faz as entregas atualmente (se já as fizer) conseguirá com certeza dar resposta a uma percentagem das entregas. No entanto, o que fará com as outras? A melhor solução é olhar para um parceiro cujo modelo é pensado para variações de volume e dias de pico, como a Shopopop.

Especializada na entrega de Flores, a Shopopop responde com 100% de eficácia operacional a dias de pico, pois assenta numa rede de entregadores particulares que fazem entregas de forma colaborativa, de acordo com os seus trajetos pela cidade. Com o modelo colaborativo, poderá oferecer aos seus clientes entregas a partir de 2 horas (incluindo em dias de pico), 365 dias por ano, em janelas horárias mínimas de uma hora.

Uma vez que todas as entregas são feitas de carro, conseguirá ainda diminuir o tempo de embalamento dos produtos sem receio pela sua segurança, uma vez que eles estarão corretamente acomodados.

Adicionalmente, tem ainda à sua disponibilidade uma equipa de Apoio ao Cliente, que poderá esclarecer não só as suas dúvidas, e as da equipa de loja, mas também responder às questões dos seus clientes, e acompanhar em tempo real a realização das entregas.